سبک اسناد در مدیریت

سبک اسناد در مدیریت

عوامل متعددی می­تواند روابط شما با کارمندانتان را تحت تاثیر قرار دهد، یکی از این عوامل سبک اسنادی شما است. برای توضیح این رابطه ابتدا سعی می کنم بطور خلاصه سبک اسناد را برایتان توضیح دهم.

ﻣﻔﻬﻮمﺳﺒﮏ اﺳﻨﺎد

اﺳﻨﺎد ﻳﺎ اﻧﺘﺴﺎب، ﻓﺮاﻳﻨﺪی اﺳﺖ ﮐﻪ اﻧﺴﺎن ﺑﻪ ﺟﺴﺖ وﺟﻮی ﻋﻠﺖ ﻳﺎ ﻋﻠﺖ ﻫﺎﻳﯽ ﺑﺮای اﺗﻔﺎﻗﺎت اﻃﺮاف ﺧﻮد ﻣﯽﭘﺮدازد. اﻧﺴﺎن ﻣﻮﺟﻮدی اﺳﺖ ﮐﻪ ﻓﻌﺎﻻﻧﻪ ﺑﻪ ﺑﺮرﺳﯽ اﺗﻔﺎﻗﺎت ﻣﯽ ﭘﺮدازد: «ﭼﺮا ﭼﻨﻴﻦ ﺷﺪ؟». ﻣﺜﻼ ﻫﻨﮕﺎﻣﯽ ﮐﻪ نتیجه عمل ﺧﺎﺻﯽ را ﻣﯽ ﺑﻴﻨﻴﺪ، از ﺧﻮد ﻣﯽ ﭘﺮﺳﻴﺪ: «ﭼﺮا نتیجه ﺧﻮب ﻳﺎ ﺑﺪ ﺷﺪ؟» ﭘﺎﺳﺦ ﺑﻪ اﻳﻦ ﺳﺆال ﻳﮏ اﺳﻨﺎد اﺳﺖ؛ ﻳﻌﻨﯽ ﻣﺎ ﻣﻮﻓﻘﻴﺖ ﻳﺎ ﻋﺪم ﻣﻮﻓﻘﻴﺖ ﺧﻮد را در اﻳﻦ درس ﺑﻪ ﻋﺎﻣﻠﯽ ﻧﺴﺒﺖ داده اﻳﻢ. ﻣﻨﻈﻮر از ﺳﺒﮏ اﺳﻨﺎد اﻟﮕﻮی ﻋﻠﺖ ﻫﺎﻳﯽ اﺳﺖ ﮐﻪ ﺑﺮای ﺑﻴﺎن اﺗﻔﺎﻗﺎت ﺧﻮﺷﺎﻳﻨﺪ ﻳﺎ ﻧﺎﺧﻮﺷﺎﻳﻨﺪ زﻧﺪﮔﯽ ﺧﻮد ﻣﻄﺮح ﻣﯽ ﮐﻨﻴﺪ. از آن ﺟﻬﺖ از ﮐﻠﻤﻪ ی اﻟﮕﻮ ﻳﺎ ﺳﺒﮏ اﺳﺘﻔﺎده ﻣﯽ ﺷﻮد؛ ﭼﻮن ذﻫﻦ اﻧﺴﺎن روﻳﮑﺮد ﻳﮑﺴﺎن و ﻣﺸﺎﺑﻬﯽ را در ﺗﺤﻠﻴﻞ وﻗﺎﻳﻊ ﻣﺜﺒﺖ ﻳﺎ ﻣﻨﻔﯽ اﻃﺮاف ﺧﻮد ﺑﻪ ﮐﺎر ﻣﯽ ﺑﺮد. ﺗﺤﻘﻴﻖ و ﭘﮋوﻫﺶ ﻫﺎﻳﯽ ﮐﻪ در اﻳﻦ زﻣﻴﻨﻪ اﻧﺠﺎم ﺷﺪه اﻧﺪ، ﻧﺸﺎن داده اﻧﺪ ﮐﻪ ذﻫﻦ اﻧﺴﺎن

در ﺗﺒﻴﻴﻦ ﭘﺪﻳﺪه ﻫﺎی ﻣﺜﺒﺖ و ﻣﻨﻔﯽ ﻳﺎ ﺧﻮﺷﺎﻳﻨﺪ و ﻧﺎﺧﻮﺷﺎﻳﻨﺪ اﻃﺮاف ﺧﻮد از اﻟﮕﻮ ﻳﺎ ﺳﺒﮏ ﺧﺎﺻﯽ ﭘﻴﺮوی ﻣﯽ ﮐﻨﺪ ﮐﻪ ﺷﻨﺎﺧﺘﻪ ﺷﺪه اﻧﺪ و اﻳﻦ در واﻗﻊ اﺳﻨﺎد آن اﺳﺖ.

ﺳﺒﮏ ﻫﺎی اﺳﻨﺎدی

ﺳﺒﮏ اﺳﻨﺎد دروﻧﯽ ــ ﺑﻴﺮوﻧﯽ: ﻫﻨﮕﺎﻣﯽ ﮐﻪ اﺗﻔﺎﻗﯽ رخ ﻣﯽ دﻫﺪ، ﻣﯽ ﺗﻮان آن را ﺑﻪ ﻋﻠﺖ ﻫﺎی ﻋﺎﻣﻞ آن اﺗﻔﺎق ﺧﻮﺷﺎﻳﻨﺪ ﻳﺎ ﻧﺎﺧﻮﺷﺎﻳﻨﺪ ﺑﻪ دروﻧﯽ ﻳﺎ ﻋﻠﺖ ﻫﺎی ﺑﻴﺮوﻧﯽ ﻧﺴﺒﺖ داد. در اﺳﻨﺎد دروﻧﯽﺧﺼﻮﺻﻴﺎت دروﻧﯽ ﻓﺮد ﻧﺴﺒﺖ داده ﻣﯽ ﺷﻮد. در اﺳﻨﺎدﻫﺎی ﺑﻴﺮوﻧﯽ، ﻋﺎﻣﻞ ﻳﮏ اﺗﻔﺎق ﺑﻪ ﻋﻠﺖ ﻫﺎ و دﻻﻳﻠﯽ ﺑﻴﺮون از ﺷﺨﺺ ﻧﺴﺒﺖ داده ﻣﯽ ﺷﻮﻧﺪ. در ﻣﺜﺎل ﻫﺎی زﻳﺮ، ﻧﻤﻮﻧﻪ ﻫﺎﻳﯽ از اﺳﻨﺎد ﺑﻪ ﻋﻮاﻣﻞ دروﻧﯽ ﻣﻄﺮح ﺷﺪه اﻧﺪ:

 در اﻣﺘﺤﺎن ﻣﻮﻓﻖ ﺷﺪم؛ ﭼﻮن ﺗﻼش و ﮐﻮﺷﺶ زﻳﺎدی ﺑﻪ ﺧﺮج دادم.

 ﭼﻮن ﻫﻮش ﺧﻮﺑﯽ دارم؛ ﺗﻮاﻧﺴﺘﻢ در اﻣﺘﺤﺎن ﻫﺎﻳﻢ ﻣﻮﻓﻖ ﺷﻮم.

ﺳﺒﮏ اﺳﻨﺎد ﭘﺎﻳﺪار ــ ﻧﺎﭘﺎﻳﺪار: در ﻳﺎﻓﺘﻦ ﻋﻠﺖ ﺑﺮای اﺗﻔﺎﻗﺎت و ﭘﺪﻳﺪه ﻫﺎی اﻃﺮاف ﺧﻮد، ﻋﻠﺖ روﻳﺪادﻫﺎ و ﻣﯽ ﺗﻮان آنﻫﺎ را ﺑﻪ ﻋﻠﺖ ﻫﺎی ﭘﺎﻳﺪار و ﻳﺎ ﻧﺎﭘﺎﻳﺪار ﻧﺴﺒﺖ داد. در اﺳﻨﺎد ﻫﺎی ﭘﺎﻳﺪار اﺗﻔﺎﻗﺎت ﺑﻪ ﻋﻮاﻣﻠﯽ ﻧﺴﺒﺖ داده ﻣﯽ ﺷﻮد ﮐﻪ در ﻃﻮل زﻣﺎن ﻧﺴﺒﺘﺎ ﺛﺎﺑﺖ ﺑﺎﻗﯽ ﻣﯽ ﻣﺎﻧﺪ. در ﭼﻨﻴﻦ اﺳﻨﺎدﻫﺎﻳﯽ ﻋﻮاﻣﻠﯽ ﻣﻄﺮح ﻣﯽ ﺷﻮﻧﺪ ﮐﻪ ﻫﻤﻴﺸﮕﯽ ﻳﺎ ﻃﻮﻻﻧﯽ ﻣﺪت اﻧﺪ ﻳﺎ در ﻃﯽ زﻣﺎن اداﻣﻪ دارﻧﺪ؛ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺷﺨﺼﻴﺖ، ﻋﻠﺖ روﻳﺪادﻫﺎ، اﺗﻔﺎﻗﺎت ﻳﺎ ﭘﺪﻳﺪه ﻫﺎ ﺑﻪ ﻋﻮاﻣﻠﯽ ﻧﺴﺒﺖ اﺳﺘﻌﺪاد و … در ﺣﺎﻟﯽ ﮐﻪ در اﺳﻨﺎدﻫﺎی ﻧﺎﭘﺎﻳﺪار داده ﻣﯽ ﺷﻮﻧﺪ ﮐﻪ ﻣﻮﻗﺖ ﻳﺎ ﮐﻮﺗﺎه ﻣﺪت اﻧﺪ. در اﺳﻨﺎدﻫﺎی ﻧﺎﭘﺎﻳﺪار، ﻋﻠﺖ ﻫﺎ ﻳﺎ ﻋﻮاﻣﻞ ﭘﺪﻳﺪه ﻫﺎ، ﺣﻮادث، روﻳﺪادﻫﺎ و اﺗﻔﺎﻗﺎت؛ ﻣﻮﻗﺖ، ﮐﻮﺗﺎه ﻣﺪت و ﮐﻢ دوام اﻧﺪ؛ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺑﻴﻤﺎری، ﺧﺴﺘﮕﯽ، ﺗﺼﺎدف، اﺷﺘﺒﺎه و ﻣﺎﻧﻨﺪ آن.

در ﻣﺜﺎل ﻫﺎی زﻳﺮ، ﻧﻤﻮﻧﻪ ﻫﺎﻳﯽ از اﺳﻨﺎد ﺑﻪ ﻋﻮاﻣﻞ ﭘﺎﻳﺪار اراﺋﻪ ﺷﺪه اﺳﺖ:

ﻣﻦ اﺳﺘﻌﺪاد اﻳﻦ درس را ﻧﺪارم؛ ﺑﻪ ﻫﻤﻴﻦ دﻟﻴﻞ ﻫﻤﻴﺸﻪ ﺑﺪﺗﺮﻳﻦ ﻧﻤﺮه را از آن ﻣﯽ ﮔﻴﺮم.

ﭼﻮن ﺧﻮش ﺷﺎﻧﺲ ام، ﻫﻤﻴﺸﻪ ﮐﺎرﻫﺎﻳﻢ ﺑﻪ ﺧﻮﺑﯽ ﭘﻴﺶ ﻣﯽ رود.

ﺳﺒﮏ اﺳﻨﺎد ﮐﻠﯽ ــ اﺧﺘﺼﺎﺻﯽ: روﻳﺪادﻫﺎ، اﺗﻔﺎﻗﺎت و ﭘﺪﻳﺪه ﻫﺎی اﻃﺮاف ﺧﻮد را ﻣﯽ ﺗﻮان ﺑﻪ ﻣﻮﻓﻘﻴﺖ ﻳﺎ ﺷﮑﺴﺖ ﺑﻪ ﻋﻮاﻣﻠﯽ ﻋﻠﺖ ﻫﺎی ﮐﻠﯽ ﻳﺎ ﻋﻠﺖ ﻫﺎی اﺧﺘﺼﺎﺻﯽ ﻧﺴﺒﺖ داد. در اﺳﻨﺎدﻫﺎی ﮐﻠﯽ ﻧﺴﺒﺖ داده ﻣﯽ ﺷﻮد ﮐﻪ در ﻣﻮﻗﻌﻴﺖﻫﺎ و ﺷﺮاﻳﻂ ﻣﺨﺘﻠﻒ وﺟﻮد دارد. ﻧﻤﻮﻧﻪ ای از اﺳﻨﺎد ﮐﻠﯽ در ﮔﺮﻓﺘﻦ ﻧﻤﺮه ی ﺑﺪ از ﻳﮏ درس ﻋﺒﺎرت اﺳﺖ از: «ﻫﻴﭻ وﻗﺖ ﻧﻤﯽ ﺗﻮاﻧﻢ از ﻋﻬﺪه ی درس ﻫﺎﻳﻢ ﺑﺮﺑﻴﺎﻳﻢ. ﻣﻦ اﺳﺘﻌﺪاد درس ﺧﻮاﻧﺪن ﻧﺪارم». در اﺳﻨﺎدﻫﺎی اﺧﺘﺼﺎﺻﯽ

ﻣﯽ ﺷﻮد ﮐﻪ در ﻳﮏ ﻣﻮرد ﺧﺎص، ﻣﺤﺪود و ﻣﺸﺨﺺ وﺟﻮد دارﻧﺪ و ﻧﻪ در ﮐﻞ ﻣﻮارد. ﻧﻤﻮﻧﻪ ای از اﺳﻨﺎد اﺧﺘﺼﺎﺻﯽ در زﻣﻴﻨﻪ ی ﺷﮑﺴﺖ در ﻳﮏ درس ﻋﺒﺎرت اﺳﺖ از : «در اﻳﻦ درس ﺧﻮب ﻋﻤﻞ ﻧﮑﺮدم.»

ﻧﻤﻮﻧﻪ ﻫﺎﻳﯽ از اﺳﻨﺎد ﺑﻪ ﻋﻮاﻣﻞ ﮐﻠﯽ ﻋﺒﺎرت اﻧﺪ از:

 ﻣﻦ ﺑﯽ اﺳﺘﻌﺪادم.

 در اﻳﻦ دﻧﻴﺎ ﺑﻪ ﻫﻴﭻ ﮐﺴﯽ ﻧﻤﯽ ﺗﻮان اﻋﺘﻤﺎد ﮐﺮد.

نقش مدیریت در اسناد

سبک اسنادی افراد می تواند بر روند کاری آنها اثرگذار باشد، بگذارید این مطلب را با مثالی برایتان توضیح دهم.

تصور کنید شما مدیر فردی هستید که خطایی از او سر زده است. اینکه چه برخوردی با او داشته باشید کاملا وابسته به سبک اسناد شما است.

اگر سبک اسناد شما درونی باشد، فرد را متهم به سهل انگاری می کنید.

اگر سبک ما بیرونی باشد، به فرد تذکر خواهید داد، زیرا به نظر شما علتی بیرونی باعث رفتار اوست.

اگر سبک اسناد شما پایدار باشد، به فرد خواهید گفت که او استعداد انجام آن کار را ندارد.

اگر سبک اسناد شما ناپایدار باشد، به فرد می گویید تلاشش را بیشتر کند.

اگر سبک اسناد شما کلی باشد شخصیت فرد را مورد اتهام قرار خواهید داد.

اگر سبک اسناد شما اختصاصی باشد، یک رفتار او را نشانه خواهید رفت و فیدبک واضح تری را به او خواهید داد.

بطور کلی بدترین سبک اسناد در روابط بین فردی سبک اسناد درونی، پایدار و کلی است، در این سبک شما به دنبال راه حل نخواهید بود و بیشتر غر خواهید زد.